Chuyện cuối tuần: "Vị giám đốc một phút" và bài học – "Mục tiêu một phút"

Cuốn sách "Vị giám đốc một phút" – The One Minute Manager, tác giả Ken Blanchard – Spencer Johnson, là câu chuyện về một chàng trai trẻ hành trình đi tìm kiếm những lý tưởng trong công việc. Tuy nhiên, quyển sách cũng là những bài học thú vị để chúng ta có thể áp dụng nó ở mọi lĩnh vực của cuộc sống.

Bằng cách áp dụng những "Mục tiêu một phút", "Một phút khen ngợi" hay "Một phút khiển trách" bạn cũng có thể giải quyết được rất nhiều khó khăn vấp phải trong cuộc sống thường ngày.

Câu chuyện kể về một chàng trai với hành trình tìm kiếm một môi trường làm việc thuận lợi, phù hợp nhất với mình để có thể phát huy hết khả năng, hòa đồng và cống hiến. Chàng trai muốn gặp được một người lãnh đạo tốt để có thể trợ giúp mình tốt nhất trong công việc, cũng là nơi để mình có thể đạt hiệu quả tốt nhất, tích lũy được nhiều kinh nghiệm nhất.

Hành trình tìm kiếm của chàng trai gặp rất nhiều trở ngại, vì qua nhiều năm anh vẫn chưa tìm được môi trường làm việc lý tưởng, chưa gặp được người sếp như mong muốn.

Tình cờ đưa đẩy, anh được một người quen giới thiệu đến gặp một vị giám đốc mà người bạn này nhận xét là "rất đặc biệt" – những người làm việc dưới quyền ông đều cho rằng họ làm việc rất vui vẻ và đạt hiệu quả mỹ mãn.

Háo hức, chàng trai cũng đã xin được cuộc hẹn gặp vị giám đốc đặc biệt này. Ngay khi giáp mặt, anh nhận thấy đôi mắt sáng, vẻ tự tin, lạc quan và dáng vẻ vững chãi với phong cách trẻ trung của vị giám đốc này đã tạo được lòng tin với người đối diện.

Anh không ngần ngại lên tiếng: "Thưa chú, cháu muốn học hỏi về bí quyết và cách điều hành công việc và quản lý nhân viên của chú".

Sau một lúc trò chuyện, vị giám đốc tiết lộ ở công ty này lãnh đạo không cần thiết phải tham gia vào bất cứ quyết định nào của nhân viên: "mọi người cùng nhau làm việc, mục tiêu của công ty là hiệu quả. Chỉ cần khai thác triệt để những khả năng có sẵn của nhân viên, để họ làm việc đúng với năng lực và có kết quả tốt nhất".

Vị giám đốc chỉ qua cửa sổ xuống dòng xe cộ phía dưới và hỏi tại sao "nhiều xe ngoại nhập đang chạy trên đường" – bởi nhiều người thích mua xe ngoại. Tại sao ư? Phải chăng vì các nhà sản xuất trong nước không đủ nguồn cung? Hoàn toàn không phải.

Chúng ta vẫn phải thừa nhận rằng bởi các xe ngoại vẫn có chất lượng tốt hơn, lượng tiêu hao nhiên liệu ít hơn – và bền hơn. "Chất lượng - đơn giản là ta mang lại cho khách hàng một sản phẩm mà họ thật sự mong đợi".

Ông cũng tự cho mình là "Giám đốc một phút" – bởi vì ông tốn rất ít thì giờ để đạt được thành quả từ việc quản lý nhân viên. Và để kiểm chứng, ông cho chàng trai danh thiếp của 6 nhân viên cấp quản lý của mình, để anh có thể hẹn gặp và tìm hiểu.

Sau khi cân nhắc, anh quyết định hẹn gặp 3 người: Anh Trenell, anh Levy và cô Brown.

Bí quyết thứ nhất: Mục tiêu một phút

Gặp anh Trenell, điều khiến anh ngạc nhiên là nghe tiết lộ: Trenell hầu như chẳng mấy khi gặp sếp ngoài những lúc cần thiết để lập "mục tiêu một phút" và những buổi "họp" sáng thứ 4 hàng tuần.

Anh Trenell đưa ví dụ: Em đã bao giờ thử đặt câu hỏi với một nhân viên xem công việc anh ta gồm những gì, rồi lại hỏi vị cấp trên của anh ta xem anh nhân viên đó được yêu cầu làm những gì – và điều ngạc nhiên là, hầu như 2 câu trả lời sẽ không trùng khớp với nhau: nhân viên đó sẽ luôn gặp rắc rối vì không hoàn thành hết nhiệm vụ, trong khi thực sự anh ta không biết đó là nhiệm vụ của mình. Hiện tượng này xảy ra khắp mọi nơi.

Với bí quyết "Mục tiêu một phút", sếp của Trenell sẽ cho anh biết anh phải làm những gì, và các nhiệm vụ đó được xác lập thành mục tiêu, mỗi mục tiêu được diễn đạt không quá 250 từ trên 1 trang giấy để có thể đọc trong vòng 1 phút. Sếp và nhân viên sẽ cùng kiểm tra tiến độ.

-Như vậy mỗi người sẽ có cả tá giấy miêu tả các mục tiêu khác nhau? – chàng trai trẻ thắc mắc.

-Không nhiều như vậy, vì sếp tin rằng "80% hiệu quả công việc đạt được là nhờ vào 20% đã được xác định mục tiêu lúc đầu". Vì vậy sếp và nhân viên chỉ cần xác lập mục tiêu trên 20% đó.

"Mục tiêu một phút" – chính là bí quyết giúp cho mọi người định hướng công việc rõ ràng - chẳng có ai có thể bắn chính xác khi không biết hồng tâm ở đâu.

Xác định mục tiêu còn giúp nhân viên hiểu được rằng sếp mong đợi kết quả như thế nào. "Mục tiêu một phút" còn là việc nhân viên sẽ xác định trở ngại gặp phải trong quá trình thực hiện, các giải pháp khắc phục. Và trong quá trình tiến hành, những trở ngại sẽ được giải quyết dựa trên những hoạch định đã dự trù trước.

"Chỉ khi nào bạn xác định được bản thân mong muốn sự việc xảy ra thế nào, thì bạn mới có hướng giải quyết hợp lý để tháo gỡ khó khăn". Hãy vạch ra các hướng đi và dự trù kết quả mỗi hướng xem có đến được "đích" mình mong muốn không, lúc đó bạn mới có thể tổng hợp lại được phương hướng giải quyết tốt nhất.

Ví dụ, khi một công việc gặp trở ngại, bạn đưa ra 3 phương hướng xử lý. Bạn hãy dành thêm chút thời gian để xác định: Nếu theo hướng A, kết quả có được như bạn muốn không? – Không. Theo hướng B thì sao? – vẫn chưa hoàn toàn theo ý muốn. Vậy theo hướng C? – vẫn chưa phải là kết quả tốt nhất. Vậy sao bạn không kết hợp cả 3 phương án A,B,C?...

Sau buổi trò chuyện với Trenell, chàng trai trẻ đã đúc kết lại được một điều: Bí quyết "Mục tiêu một phút" thực chất đơn giản là

-Xác định mục tiêu

-Xem xét những giải pháp thích hợp cho mục tiêu đó

-Mô tả rõ từng mục tiêu trên giấy, mỗi trang tối đa không qua 250 từ

-Kiểm tra kỹ từng mục tiêu để đảm bảo rằng việc đọc chúng chỉ mất 1 phút

-Mỗi ngày giành một phút để đánh giá thành quả công việc của mình

-Kiểm tra kết quả xem những việc mình đã làm có phù hợp với mục tiêu đã đề ra hay không

Sau cuộc gặp với Trenell, anh chàng còn có 2 cuộc hẹn gặp với 2 vị quản lý khác. Câu chuyện sẽ còn tiếp diễn, những bí quyết, bài học anh rút ra được thật sự rất thú vị, không chỉ áp dụng được trong công việc mà cả trong cuộc sống.

Áp dụng bí quyết "mục tiêu một phút" bạn cũng có thể quản lý cuộc sống của bạn tốt hơn, mọi thứ có mục tiêu, kế hoạch rõ ràng hơn. Khổng Tử cho rằng "Bản chất của kiến thức suy cho cùng chính là biết cách áp dụng bào thực tiễn cuộc sống".