Giữa đại dịch COVID-19, các doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) đã tuyên bố sự bùng phát của dịch COVID-19 là tình trạng y tế công cộng khẩn cấp trên toàn thế giới. Điều này đã gây ra ảnh hưởng lớn tới cuộc sống của nhiều người, của các gia đình và cả cộng đồng.

Cùng với các biện pháp ứng phó trên toàn thế giới vẫn đang tiếp tục được phát triển, PwC cho rằng các doanh nghiệp cũng phải đối mặt với những khó khăn không nhỏ khiến doanh nghiệp cần phải ứng phó nhanh chóng. Theo đó, trong báo cáo mới đây, PwC có chia sẻ những kinh nghiệm đã làm việc với các công ty, các Chính phủ, các nhà lập pháp, các tổ chức phi chính phủ (NGOs) và các tổ chức quốc tế trên toàn thế giới trong việc ứng phó với những nạn dịch nguy hiểm nhất (bao gồm Ebola, MERS, SARS và cúm gia cầm). Bao gồm:

Thứ nhất, quản lý khủng hoảng:

+ Thiết lập cơ cấu quản lý khủng hoảng với khả năng đưa ra những quyết định nhanh chóng;

+ Rà soát các chính sách, quy trình và kế hoạch ứng phó hiện có;

+ Xác định điểm "trigger" (tạm dịch: điểm bùng phát) hoặc mức độ nghiêm trọng để kích hoạt các kế hoạch tổ chức phù hợp;

+ Xác định các chức năng kinh doanh quan trọng có thể bị ảnh hưởng và xây dựng các chiến lược phục hồi tương ứng;

+ Xác định và đánh giá mức độ rủi ro của tổ chức và thực hiện các kế hoạch ứng phó phù hợp (ví dụ như các nguồn cung quan trọng, các hoạt động tại Trung Quốc);

+ Đảm bảo thông tin, truyền thông kịp thời, hiệu quả bao gồm các kế hoạch ứng phó khủng hoảng truyền thông trên mạng xã hội.

Thứ hai, Công nghệ/Dữ liệu/Viễn thông:

+ Đảm bảo Trưởng bộ phận CNTT là một thành viên quan trọng của nhóm Quản lý Khủng hoảng;

+ Ưu tiên cơ sở hạ tầng CNTT ổn định để có thể hỗ trợ nhu cầu làm việc từ xa và các nhu cầu phát sinh khác (ví dụ: khi số lượng các cuộc điện thoại hội nghị/ gọi video tăng đột biến);

+ Lên kế hoạch và lập ngân sách cho các giao thức hỗ trợ phần cứng và phần mềm off-site;

+ Đảm bảo khả năng cung cấp các vấn đề kinh doanh và số liệu hiệu suất để đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan (ví dụ: yêu cầu báo cáo của chính phủ);

+ Xem xét các giải pháp thay thế công nghệ và nắm rõ những hạn chế của các giải pháp này để hỗ trợ kinh doanh liên tục, đặc biệt đối với kinh doanh ngoại tuyến trong các lĩnh vực như bán lẻ và tiêu dùng.

Thứ ba, với nhân viên:

+ Theo dõi lịch trình nhân viên đi công tác (ví dụ: thông qua đại lý du lịch hoặc các ứng dụng gọi điện liên thông Call Tree);

+ Chỉ định một người liên lạc hoặc người phụ trách giải đáp các câu hỏi của nhân viên;

+ Có biện pháp duy trì hoặc cải thiện tinh thần nhân viên;

+ Bắt buộc tự cách ly đối với nhân viên đã từng đến các quốc gia có nguy cơ cao, đã tiếp xúc với bất kỳ ai từ các quốc gia đó hoặc đang có các triệu chứng nhiễm bệnh;

+ Hạn chế các chuyến công tác đến những nước có nguy cơ lây nhiễm cao;

+ Xây dựng các quy trình theo dõi liên lạc để xác định những người đã tiếp xúc với nhân viên đã bị hoặc nghi ngờ nhiễm bệnh;

+ Kiểm tra phạm vi bảo hiểm của nhân viên cho các bệnh liên quan đến COVID-19;

+ Giáo dục nhận thức cho nhân viên về COVID-19;

+ Chuẩn bị kế hoạch truyền thông nội bộ để sẵn sàng ứng phó với COVID-19 (ví dụ: đưa thông tin gì, khi nào và bằng cách nào) để hạn chế lo sợ và hoang mang của nhân viên;

+ Xem xét hỗ trợ thuế cho các nhân viên cần phải sơ tán sang các nước khác.

Thứ tư, liên quan đến phương thức làm việc linh hoạt:

+ Phân chia lịch làm việc cho nhân viên (theo địa điểm hoặc theo ca) và triển khai các địa điểm làm việc dự phòng cho những nhóm nhân viên khác nhau;

+ Cho phép nhân viên làm việc tại nhà và hỗ trợ trang bị các thiết bị cần thiết (ví dụ: laptop, quyền truy cập VPN) - đồng thời, đảm bảo cơ sở hạ tầng CNTT của công ty có thể đáp ứng số lượng lớn các máy tính truy cập từ xa;

+ Sử dụng họp hội nghị trực tuyến với khách hàng và nhà cung cấp

Thứ năm, chuỗi cung ứng:

+ Xác định các nhà cung cấp Cấp 1 và Cấp 2 quan trọng đối với doanh nghiệp (đặc biệt là doanh nghiệp có nguồn cung từ một nhà cung cấp) và kiểm tra xem họ có trụ sở tại Trung Quốc hoặc các quốc gia có nguy cơ lây nhiễm cao khác cũng như đánh giá mức độ sẵn sàng ứng phó dịch bệnh của những nhà cung cấp này;

+ Xác định mức tồn kho hiện tại và đưa ra kế hoạch dự phòng trong trường hợp thiếu hàng tồn kho;

+ Xác định các nhà cung cấp dự phòng hoặc thay thế, nếu nhà cung cấp hiện tại không thể hỗ trợ doanh nghiệp;

+ Kiểm tra các điều khoản hợp đồng xem có vi phạm Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) hay có tác động khác đối với doanh nghiệp không;

+ Rà soát các chính sách bảo hiểm để đảm bảo phạm vi bảo hiểm cho các vi phạm hợp đồng liên quan đến việc giao nhận bị chậm trễ.

Thứ sáu, quản lý trang thiết bị:

+ Thực hiện vệ sinh thường xuyên các khu vực chung (ví dụ: nút bấm thang máy, tay nắm cửa…);

+ Cung cấp vật tư y tế chống nhiễm khuẩn như xà phòng/nước rửa tay khô và khẩu trang;

+ Giám sát và theo dõi khách mời đến văn phòng (ví dụ: đo thân nhiệt, kiểm tra họ chưa đến Trung Quốc hoặc tiếp xúc với bất kỳ ai từ Trung Quốc hoặc các quốc gia có nguy cơ lây

nhiễm cao...);

+ Có các quy trình ứng phó tại chỗ để sơ tán nhân viên và khử trùng các khu vực bị nhiễm trong trường hợp có ca nhiễm được xác nhận

Thứ bảy, Tài chính /Tiền mặt /Bảo hiểm:

+ Rà soát lại kế hoạch kinh doanh và cập nhật hệ thống/tiêu chí KPI để có cái nhìn thực tế, từ đó đánh giá những hành đồng cần thực hiện;

+ Rà soát lại dòng tiền thực tế luân chuyển thường xuyên (hàng ngày) để giảm thiểu khả năng thiếu hụt dòng tiền do sụt giảm doanh thu cũng như do việc hạn chế trong việc di chuyển của con người và hàng hóa;

+ Cân nhắc và xem xét ảnh hưởng đến vốn lưu động trong chuỗi cung ứng;

+ Rà soát kỹ lưỡng các nghĩa vụ nợ để xác định các tình huống có thể xảy ra (ví dụ: lãi trả muộn) và đánh giá các hậu quả tiềm tàng;

+ Tích cực chủ động kết nối với các bên cho vay và các bên liên quan khác, nhằm tránh bị bất ngờ và giúp chủ động sắp xếp lại các khoản nợ cũng như các nguồn tài chính thay thế khác;

+ Ưu tiên xem xét các chính sách bảo hiểm để đánh giá khả năng phục hồi từ gián đoạn kinh doanh và làm rõ phạm vi bảo hiểm chi trả khi tình hình tiếp tục có diễn biến;

+ Cân nhắc xem doanh nghiệp có đủ điều kiện hưởng các sáng kiến cứu trợ tài chính được Chính phủ triển khai gần đây;

+ Đánh giá hậu quả xảy ra khi trì hoãn việc mở rộng hoặc hợp nhất kinh doanh và hỗ trợ tài chính tiếp theo.

Cuối cùng, với các bên liên quan, theo PwC nên chủ động liên lạc với các nhà cung cấp hoặc khách hàng để theo dõi và quản lý các gián đoạn hoặc thách thức tiềm năng trong việc cung cấp dịch vụ. Song song, thông báo cho nhà cung cấp hoặc khách hàng về kế hoạch ứng phó khủng hoảng hoặc kế hoạch hoạt động để giảm thiểu nỗi lo lắng và củng cố niềm tin của các bên liên quan. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phối hợp với chính quyền địa phương hoặc cơ quan quản lý về các kế hoạch ứng phó và chuẩn bị phối hợp.