Lãnh đạo cần làm gì để nhân viên làm việc tại nhà mà không chán nản: Chấm công - giao việc - họp online thường xuyên, áp dụng OKR triệt để và khuấy động tinh thần liên tục!

Dịch Covid-19 đã biến chuyển qua giai đoạn phức tạp và lan rộng toàn cầu, là nỗi ám ảnh cho hàng triệu người dân và là cú sốc lớn cho nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam.

Nền kinh tế Việt Nam được bộ Kế hoạch Đầu tư nêu trong báo cáo ở phiên họp thường trực Chính phủ ngày 12/2 nhận định, nếu dịch Covid-19 được khống chế trong quý 1/2020, tăng trưởng GDP dự kiến đạt 6,25%, thấp hơn 0,55% so với mục tiêu. Kịch bản thứ hai kém tích cực hơn, nếu dịch kết thúc ở quý 2/2020, tăng trưởng GDP giảm còn 5,96%, thấp hơn 0,84%.

Với hai kịch bản trên thì doanh nghiệp trong nước đều hứng chịu hậu quả vô cùng nặng nề, do vậy rất nhiều doanh nghiệp đã phải tính tới bài toán cắt giảm chi phí, nhân sự để duy trì vận hành. Một số công ty lại lựa chọn giải pháp thích ứng kịp thời bằng việc thay đổi mô hình kinh doanh, quản lý vận hành, đào tạo nhân sự.

Khó nhất là vừa đảm bảo phòng chống dịch, vừa duy trì hoạt động kinh doanh

Dịch bệnh xuất hiện kéo theo sự thay đổi toàn diện về quy trình quản lý và phương thức làm việc tại nhiều doanh nghiệp. Để tiếp tục duy trì hoạt động, rất nhiều doanh nghiệp phải đưa ra các phương án, kịch bản ứng phó với dịch cho doanh nghiệp của mình.

"Chúng ta phải có những hành động quyết liệt và dứt khoát trong quản lý nhân sự để luôn làm chủ tình hình. Khó khăn nhất là vừa đảm bảo công tác phòng chống dịch để đảm bảo an toàn sức khỏe cho nhân viên và vừa đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh, giúp nhân viên làm việc hiệu quả và hoàn thành các mục tiêu KPI đề ra", bà Bùi Hằng, Giám đốc nhân sự công ty Appota cho biết.

Bà Bùi Hằng, Giám đốc nhân sự Appota.

Tại doanh nghiệp này, bà Hằng cho biết họ đã chuẩn bị sẵn 4 kịch bản ứng phó với diễn biến của dịch bệnh. Với mỗi kịch bản, ban lãnh đạo sẽ dựa trên mức độ nghiêm trọng của tình hình để tính toán, đo lường và đưa ra các giải pháp cần thiết để nhân viên thực hiện.

Các công ty công nghệ dường như khá linh hoạt và dễ dàng xoay chuyển khi doanh nghiệp phải kích hoạt chế độ làm việc từ xa cho nhân viên.

"Nếu bạn nhận được những thông báo trong 12h đêm hay 2h - 3h sáng là hoàn toàn bình thường trong giai đoạn này bởi diễn biến của dịch phức tạp và tác động đến doanh nghiệp rất nhiều. Trước đây nhiều doanh nghiệp Việt Nam không áp dụng chính sách làm việc tại nhà dành cho nhân viên. Nhưng ở mùa dịch Covid thì phương án WFH - work from home (làm việc tại nhà) đang được nhiều công ty kích hoạt.

Chúng tôi vốn đã có sự chuẩn bị từ trước và đã kịp thời đưa công nghệ vào ứng dụng cho nhân viên làm việc tại nhà mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc và người quản lý vẫn có thể nắm bắt được công việc nhân viên như làm việc tại công ty".

Bà Phan Đặng Trà My, Phó Tổng giám đốc VCCorp.

Theo chia sẻ của bà Phan Đặng Trà My, Phó Tổng giám đốc VCCorp chia sẻ trên báo chí mới đây: "Khi không có lựa chọn, việc tốt nhất có thể làm đó là chuẩn bị thật tốt để "work from home" (làm việc tại nhà) trở thành trải nghiệm đáng nhớ". Theo bà My, đây được coi là cơ hội để thiết lập những thói quen tốt cho mỗi cá nhân và cũng thời điểm tiên quyết để doanh nghiệp có động lực lớn nhất chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ trong quản lý và rồi mạnh mẽ hơn khi quay trở lại sau mùa dịch.

Tự động hóa tối đa, cung cấp môi trường online cho toàn bộ các công việc thường quy

Cố gắng tối ưu hóa và tối đa hóa mọi nguồn lực đang có để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty là cách mà các doanh nghiệp đang áp dụng triệt để trong điều kiện hiện tại. Vì vậy ứng dụng công nghệ được ưu tiên trong giai đoạn này để tự động hóa và số hóa công việc, giúp nhân viên giảm tải bớt khối lượng công việc tay chân, tăng năng suất giảm thời gian thực hiện.

Theo bà Hằng, đơn cử như trong tuyển dụng cũng có sự thay đổi nhất định, ứng viên có tâm lý e ngại khi đi phỏng vấn do sợ nguy cơ lây nhiễm, vì vậy các công ty phải thay đổi lại quy trình tuyển dụng và phỏng vấn. Áp dụng phỏng vấn online ứng viên là giải pháp tốt nhất trong thời điểm dịch đang bùng phát, để vừa đảm bảo an toàn cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng, vừa tiết kiệm thời gian đi lại di chuyển cho ứng viên.

"Chúng tôi cũng áp dụng phần mềm Acheckin để chấm công bằng QR code mà không cần người lao động sử dụng vân tay để chấm như trước đây, vì điều đó dễ làm lây lan dịch bệnh, ngoài ra app còn giúp nhân viên làm việc từ xa như làm việc bên ngoài hay làm việc tại nhà 1 cách thuận tiện nhưng vẫn đảm bảo theo dõi đánh giá dễ dàng hơn cho quản lý", bà Hằng cho biết.

Tại một doanh nghiệp công nghệ khác là Amber Online, việc ứng dụng công nghệ vào làm việc tại nhà cho nhân viên cũng được áp dụng triệt để.

Ông Nguyễn Tuấn Anh - CEO Amber Online.

Theo ông Nguyễn Tuấn Anh - Founder kiêm CEO Amber Online chia sẻ với chúng tôi mới đây: "Chúng tôi đưa ra bộ quy tắc làm việc và ứng xử "Work From Home" cũng như training toàn bộ nhân viên các công cụ quản lý online.

Trong đó, hệ thống Base được Amber sử dụng để quản lý đầu việc của từng cá nhân. Chúng tôi cũng sử dụng Google Meet để các phòng ban trong công ty trao đổi với nhau.

Về phía khách hàng, chúng tôi cũng áp dụng hình thức tương tự. Chúng tôi sử dụng Google Meet hoặc Zoom để trao đổi và giới thiệu sản phẩm tới khách hàng, đối tác trong và ngoài nước. Đương nhiên vẫn sẽ có những trường hợp các bạn kinh doanh bên tôi cần gặp trực tiếp khách hàng để bàn bạc sâu hơn".

Đồng quan điểm như ông Tuấn Anh, bà Trà My cũng cho rằng: "Việc lựa chọn các công cụ hỗ trợ quản lý hiện nay khá dễ dàng từ việc sử dụng cùng lúc nhiều ứng dụng free cho nhiều mục đích hoặc lựa chọn 1 nền tảng hỗ trợ đủ tính năng. Quan trọng nhất là tính thông suốt, đồng bộ và phù hợp với khả năng sử dụng của nhân viên".

Một điều quan trọng mà các doanh nghiệp cần chú ý khi áp dụng làm việc tại nhà theo bà My là OKR (Objectives & Key Results) – Công cụ quản lý mục tiêu và kết quả.

"Deadline giống như chiếc phao neo mọi kế hoạch về đúng vị trí, áp dụng OKRs là điều sống còn và là kim chỉ nam cho mọi hoạt động trong giai đoạn hạn chế nguồn lực như hiện nay.

Việc lập kế hoạch chi tiết giúp loại bỏ các hoạt động thừa, dừng hẳn các đầu tư không trọng tâm, giúp mọi người trong công ty đều biết phải làm gì. Đây là điều quan trọng nhất mỗi công ty cần chuẩn bị cho việc WFH. Thay cho kế hoạch quý giờ đây có thể bạn còn phải công bố kế hoạch tuần thậm chí kế hoạch hàng ngày", bà My cho biết.

Hãy chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ để trở lại khi dịch đi qua!

Những giai đoạn khó khăn chính là thời điểm "lửa thử vàng" để mỗi người lãnh đạo thể hiện được tinh thần doanh nhân, tinh thần lãnh đạo ở mức cao nhất. Bà Hằng ví von: "Giống như câu chuyện này đã nói lên tất cả về những khía cạnh Leadership mà các lãnh đạo doanh nghiệp cần lưu ý:

Hãy tưởng tượng một nhóm thợ dùng dao rựa để phát quang đường rừng. Họ chỉ là những người thợ, những người giải quyết vấn đề. Những người quản lý theo sau họ, mài sắc các dao rựa, viết ra các hướng dẫn và thiết lập các chính sách, thực hiện các chương trình huấn luyện cơ bắp, áp dụng công nghệ mới, lên thời gian biểu làm việc và tính toán lương bổng… Còn người lãnh đạo là người leo lên ngọn một cái cây cao nhất, quan sát toàn bộ và thét lên: Nhầm cánh rừng rồi!

Do đó, tôi cho rằng mọi cơn bão dịch bệnh đi qua sẽ là một phép thử để Lãnh đạo công ty linh hoạt hơn, ứng biến nhanh hơn và trở nên mạnh mẽ hơn.

Đây cũng là thời điểm mà các doanh nghiệp nên nhìn nhận lại khả năng ứng phó sự thay đổi và cấu trúc công ty đủ sự linh hoạt để chuyển mình với những thay đổi bất ngờ từ bên ngoài hay chưa".

Bà Hằng cũng đưa một lời khuyên dành cho doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay, đó là ngoài các chế độ, chính sách, kiểm soát nhân viên thì hãy luôn tìm mọi cách để khuấy động tinh thần nhân viên để tăng năng suất lao động, giải tỏa áp lực mùa dịch. Hãy luôn có những hoạt động thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp, tuyên truyền nội bộ liên tục, đa dạng để không gây căng thẳng, nhàm chán cho nhân viên.

Theo ông Tuấn Anh, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ những phương án và kế hoạch về cả mặt con người, quy trình, sản phẩm cũng như chiến lược kinh doanh để sẵn sàng đáp ứng nhu cầu thị trường ngay khi mùa dịch kết thúc. Trong đó 2 yếu tố con người và công nghệ phải đặc biệt được quan tâm.