Nếu công ty có vấn đề về biến động nhân sự, trước tiên hãy nhìn vào người quản lý!

"Chúng ta đang lặp đi lặp lại những công việc giống nhau: Giữ người, tuyển người, mất người"

Năm hết Tết sắp đến, nỗi lo nhân viên nghỉ việc sau Tết đang dần âm ỉ trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam.

Thực tế, biến động nhân sự luôn là "cơn đau đầu" kinh niên của những nhà lãnh đạo. "Vấn đề mà CEO lo lắng nhất là quản lý tài năng", Thạc sĩ Quản trị Nguồn nhân lực từ Columbia Southern University Nông Vương Phi trích dẫn ý kiến từ Harvard Business Review tại workshop "Giải mã vì sao có thể giảm tỷ lệ nghỉ việc lên đến 40%" diễn ra tuần qua tại TPHCM.

“Chúng ta đang lặp đi lặp lại những công việc giống nhau: giữ người, tuyển người, mất người”

Bà Nông Vương Phi là Sáng lập và CEO Công ty Tư vấn và Đào tạo Nhân sự Phi&P, trước đó bà từng có hơn 8 năm làm giám đốc nhân sự tại SACOM và SEAREFICO.

Tại Việt Nam, theo khảo sát của Trung tâm Dự báo Nguồn Nhân lực về thông tin thị trường lao động TPHCM, ở nhiều công ty trong các ngành như tiêu dùng, bán lẻ, bất động sản, hiện tượng biến động nhân sự xảy ra liên tục, tỷ lệ thôi việc ở nhiều công ty lên đến trên 10%, có khi vài chục phần trăm.

Nhưng vấn đề không phải "nghỉ thì lại tuyển thôi", theo bà Nông Vương Phi, những chi phí ‘chìm’ của biến động nhân sự, như chi phí đào tạo nhân viên mới, thiệt hại do mất khách hàng, giảm hiệu quả kinh doanh... mới đáng "giật mình". Theo bà Phi, tại thị trường Mỹ, một nhân viên nghỉ việc tùy vào chức vụ mà chi phí thiệt hại cho doanh nghiệp có thể lên tới hàng chục ngàn đô.

Bà Nông Vương Phi tại hội thảo

"Nếu bạn có một vấn đề về biến động nhân sự, thì trước tiên hãy nhìn vào người quản lý"

Về nguyên nhân của biến động nhân sự, bà Nông Vương Phi dẫn một khảo sát, thực hiện phỏng vấn 1.000 nhân viên nghỉ việc và hỏi họ về sự thăng tiến, lương, sự phát triển bản thân và mối quan hệ với quản lý trực tiếp tại công ty cũ. Kết quả cho thấy việc quản lý ảnh hưởng đến tất các cả yếu tố còn lại.

"Một mức lương cao, cơ hội phát triển và cơ hội thăng tiến cũng không đủ giữ chân nhân viên", bà Nông Vương Phi nói. "Nhóm quản lý là người có tầm ảnh hưởng lớn nhất đối với người lao động của các bạn".

Một người sếp tồi có rất nhiều ảnh hưởng đến nhân viên

"Bất kỳ công ty nào cũng có thể là một nơi làm việc tuyệt vời. Sau 20 năm nghiên cứu, chúng tôi phát hiện ra rằng niềm tin giữa người quản lý với nhân viên là yếu tố chính xác định nơi làm việc tốt nhất". - The Great Place to Work Institute.

Có nhiều dẫn chứng khác về quyền năng "bá đạo" của người quản lý trong câu chuyện này.

Đơn cử như một khảo sát công bố trên Harvard Bussines Review do nhóm Gallup thực hiện, nghiên cứu về sự liên hệ giữa chất lượng của người quản lý và sự gắn kết của nhân viên. Nghiên cứu kết luận rằng người quản lý đóng góp đến 70% điểm gắn kết của nhân viên.

Một khảo sát khác của Gallup, thực hiện trên 7.272 người Mỹ cho thấy, một nửa trong số người được khảo sát cho hay (trong sự nghiệp của họ) từng thôi việc để rời bỏ người quản lý, nhằm cải thiện chất lượng cuộc sống của họ. Bởi thực tế, một người sếp tồi có rất nhiều ảnh hưởng đến nhân viên: không những khiến họ khổ sở ở chỗ làm, mà cơn stress còn theo họ về nhà, ảnh hưởng tiêu cực đến cuộc sống của họ.

"Những khám phá trên chứng minh cho sự tương quan giữa mối quan hệ với người quản lý với sự gắn bó của nhân viên tại công ty", báo cáo kết luận.

Stay Interviews – Hãy đặt những câu hỏi quan tâm ngay khi nhân viên còn trong tổ chức

Vậy, làm sao để những người quản lý trực tiếp có thể làm tốt hơn trong gắn kết nhân viên của mình với tổ chức?

CEO Phi&P chỉ ra một phương pháp: Stay Interviews – cuộc phỏng vấn mà một nhà quản lý tiến hành với từng nhân viên để tìm hiểu các hoạt động cụ thể để tăng cường sự gắn kết của nhân viên đó với tổ chức.

Cụ thể, Stay Interviews tập trung vào từng nhân viên, kể cả nhân viên xuất sắc nhất, và việc phỏng vấn được thực hiện bởi chính người quản lý trực tiếp (chứ không phải bởi phòng nhân sự). Theo bà Phi, việc phỏng vấn này nên được lặp lại ít nhất 1 lần/năm hoặc 2 lần/năm đối với nhân viên mới. Đặc biệt, cần tách biệt quá trình này với việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

"Giá trị của những câu hỏi này với người trả lời là sự quan tâm"

Cuộc phỏng vấn Stay Interviews xoay quanh 5 câu hỏi sau:

1. Bạn mong chờ điều gì khi bạn đi làm mỗi ngày?

2. Bạn học được gì ở đây? Và bạn muốn học gì?

3. Giá trị nào đã giữ bạn lại ở đây?

4. Lần cuối cùng bạn nghĩ về việc nghỉ việc là khi nào? Điều gì đã thúc đẩy ý nghĩ đó?

5. Tôi có thể làm gì để bạn có những trải nghiệm tốt hơn trong công việc?

Thực tế, chỉ tại cuộc phỏng vấn nhóm được thực hành ngay tại workshop, dù là trò chuyện qua lại giữa những người xa lạ, nhiều thông tin được hé lộ: Có người nói có suy nghĩ nghỉ việc ngay trong hôm nay, vì cô ấy cảm thấy bị tổn thương vì sự ‘trọng nam khinh nữ’ trong công ty. Có người nói 2 tháng trước từng muốn nghỉ việc, vì những nỗ lực của cô ấy không được chú ý, trân trọng. Rất nhiều cảm xúc đã được giải tỏa.

"Giá trị của những câu hỏi này với người trả lời là sự quan tâm", bà Phi nói. Những câu hỏi tuy rất đơn giản nhưng có thể giúp nhân viên giải tỏa cảm xúc, khúc mắc, thể hiện nguyện vọng bản thân với nhà quản lý.

Ngoài ra, CEO Phi&P cho hay: "Stay Interviews cho người quản lý rất nhiều thông tin từ nhân viên. Nhờ những thông tin đó, chúng ta sẽ có những giải pháp kịp thời và hiệu quả. Không chờ đến Exit Interviews – chỉ để hỏi rằng "tại sao bạn lại quyết định nghỉ việc?"

Bên cạnh đó, Stay Interviews còn giúp phòng nhân sự có dữ liệu để đưa ra những dự báo nhằm đối phó với biến động nhân sự. Theo đó, sau phỏng vấn, sẽ xác định được những ai có có khả năng rời đi trong vòng dưới 6 tháng, sau 6 – 12 tháng, hay ở lại 1 năm và lâu hơn.

CEO Phi&P dẫn ra hiệu quả của Stay Interviews trên thế giới: Các công ty có thể giảm tỷ lệ nghỉ việc lên 40%, thậm chí trên 50% nhờ phương pháp này.

"Giá trị của những câu hỏi này với người trả lời là sự quan tâm"

Để Stay Interviews thực hiện thành công, bà nhấn mạnh rằng việc truyền thông của phòng nhân sự là rất quan trọng. "Các bạn phải truyền thông rằng cuộc phỏng vấn đó giúp ích gì cho người lao động", bà Phi nói.

Người quản lý cũng cần chuẩn bị kỹ năng đặt câu hỏi để đảm bảo có những câu trả lời chất lượng từ nhân viên. "Nếu không, kết quả đầu ra không chính xác thì kết quả đầu vào cho một chiến lược mới thì sẽ thất bại, làm lãng phí thời gian, tiền của", bà Phi cho biết.

Theo nhà sáng lập Phi&P, các công ty nên xây dựng Stay Interviews như một phần của văn hóa. "Tất nhiên sẽ mất thời gian, nhưng khi chúng ta chịu khó thì dần dần sẽ có kết quả chính xác. Cái này không vội được. Đặc biệt là với những công ty đang có văn hóa ‘giấu’ hay ‘dìm hàng’. Chúng ta phải đi từ từ, làm từ từ", bà cho hay.

"Có tình yêu thương, sự trân trọng thì sẽ giữ được người giỏi"

Về độ phổ biến của Stay Interviews tại Việt Nam, CEO Phi&P cho hay: "Ở Việt Nam thì một số công ty có làm, nhưng họ không ý thức đó là việc phỏng vấn để giữ người. Họ phỏng vấn để tìm nguyên nhân, hay tìm hướng giải quyết cho một vấn đề gì đó. Chứ họ không đặt mục tiêu rất rộng là lấy nó làm database để xử lý dữ liệu."

Trong khi đó, các công ty đa quốc gia tại Việt Nam hiện đang làm rất tốt công việc này.

Cũng có mặt tại hội thảo, bà Cao Thị Thu Vân - Giám đốc Nhân sự Trung Nguyên International, với kinh nghiệm nhiều năm làm nhân sự tại các công ty đa quốc gia lẫn các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, nhận định: "Ở các công ty đa quốc gia, họ làm theo kiểu thuê một bên thứ 3 để đo lường sức khỏe của tổ chức, và sẽ xoay quanh 4 vấn đề chính (4 vấn đề luôn luôn là những lý do để nhân viên nghỉ việc): Chất lượng của người quản lý, lộ trình phát triển, thu nhập và cuối cùng là môi trường làm việc".

Bà Cao Thị Thu Vân (phải) tại hội thảo

Bà Vân nói thêm: "Dù có lợi ích gì đi nữa, thì cũng có 2 loại: non-cash và cash, chứ không phải cái gì cũng bằng tiền. Và mình nên đánh nhiều vào non-cash, vì cái emotion (cảm xúc) của người Á Đông mình rất cao. Có tình yêu thương, sự trân trọng thì các bạn sẽ giữ được những người giỏi".

Bà Nông Vương Phi cũng đồng tình: "Khi muốn giảm tỷ lệ nghỉ việc, thì không phải là những gì bạn làm cho họ, mà là bạn cách đối xử với họ".