Những trải nghiệm "nếm mật nằm gai" và bài học đắt giá từ trải nghiệm của chuyên gia thực chiến chuyển đổi số với hàng ngàn doanh nghiệp Việt Nam

Không phải là lý thuyết trên sách vở, cũng hơn cả những chiến lược được vẽ ra trên giấy tờ, lần này chúng tôi quyết định phỏng vấn anh Trần Văn Viển - Đồng sáng lập, giám đốc khu vực phía Nam của Base.vn để có thêm góc nhìn từ một người thực chiến, người đã trực tiếp tư vấn triển khai cho hàng ngàn doanh nghiệp tại Việt Nam và đồng hành cùng họ trong suốt chặng đường chuyển đổi số.

Trong suốt cuộc phỏng vấn, anh chưa bao giờ nhận mình là một chuyên gia, điều khiến anh tự tin là những trải nghiệm "nếm mật nằm gai" và bài học đắt giá về chuyển đổi số.

Nếu chúng ta định vị sai thì chúng ta sẽ đi lạc hướng

* Tại nhiều hội thảo diễn đàn, chuyển đổi số được đề cập đi kèm với những thuật ngữ như Big Data (dữ liệu lớn), AI (trí tuệ nhân tạo), IoT (vạn vật kết nối)... Vậy hiệu quả thực tế mà nó mang lại cho các doanh nghiệp là gì, thưa anh?

Trần Văn Viển - Đồng sáng lập, giám đốc khu vực phía Nam của Base.vn: Tôi nghĩ có một vài điểm chúng ta nên làm rõ ở đây, thực ra không nhất thiết phải áp dụng những công nghệ "cao siêu" như vậy để tiến hành một cuộc chuyển đổi. Có lẽ truyền thông, báo chí, các hội thảo, diễn đàn thậm chí là các chuyên gia đã đề cập quá nhiều đến những cụm từ này, khiến chúng ta mặc định hiểu rằng chuyển đổi số là phải áp dụng AI, Big Data thì mới đạt hiệu quả. Và thực tế, nhiều doanh nghiệp hoang mang không biết phải bắt đầu từ đâu để thực hiện cuộc "đại nhảy vọt" này trong khi họ còn chưa có thói quen làm việc theo quy trình và đang thiếu tính hệ thống.

Nếu chúng ta chưa có tư duy quản trị hệ thống thì làm sao chúng ta vận hành trên nền tảng số, nếu doanh nghiệp chưa sử dụng công cụ số để làm việc thì làm sao chúng ta có dữ liệu để sở hữu Big Data, xa hơn nữa là ứng dụng AI để mang lại hiệu quả. AI là trí thông minh nhân tạo, là học máy (machine learning) nghĩa là phải có dữ liệu cho máy học, nhưng chúng ta chưa có dữ liệu đầu vào thì làm sao ra quyết định dựa trên trên dữ liệu (data driven), chứ chưa nói đến chuyện AI sẽ đề xuất được những lựa chọn tối ưu nhất cho con người.

Việc sử dụng trí thông minh nhân tạo và ứng dụng nó để đem lại hiệu quả trong hoạt động quản trị vận hành hiện nay mới chỉ dành cho số ít các doanh nghiệp top đầu, có nguồn lực tài chính, nguồn lực con người và sự đi trước về công nghệ, đâu đó biểu hiện ở những ngành như Fintech, Banking. Còn lại đa phần là doanh nghiệp SMEs mới đang ở giai đoạn kết nối thông tin dạng số và tự động hóa quy trình.

* Vậy các doanh nghiệp phải bắt đầu từ đâu và làm như thế nào?

Đầu tiên là hệ thống hóa, tự động hóa rồi mới đến thông minh hóa. Chúng ta cần hiểu rõ mình đang ở đâu, và phải tập trung làm gì trước. Mọi thứ cần có tiến trình, chúng ta có thể đi nhanh hơn bằng việc chọn một công cụ tốt, một phần mềm tốt, chứ không thể bỏ qua bước nào được. Nếu chúng ta định vị sai thì chúng ta sẽ đi lạc hướng, hoặc dễ đưa ra những lựa chọn sai lầm, và chi phí để sửa sai thì không hề nhỏ.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc lựa chọn một công cụ tốt. Thậm chí nếu chúng ta chưa có quy trình, thì phần mềm sẽ giúp chúng ta thiết lập và hệ thống hóa lại mọi thứ. Vì một phần mềm tốt sẽ được xây dựng dựa trên triết lý quản trị đúng đắn, nó không chỉ giúp chúng ta giải quyết nút thắt hiện tại hay tháo gỡ khó khăn trước mắt, mà nó còn làm thay đổi tư duy, thậm chí hình thành nên văn hóa làm việc mới trong doanh nghiệp.

Thế giới đã đi trước chúng ta cả thập kỷ, có rất nhiều kinh nghiệm được đúc rút lại, rất nhiều tinh hoa được chắt lọc để đưa vào phần mềm và việc của chúng ta là học hỏi từ những nền văn minh trước đó thông qua công cụ. Bản thân chúng tôi cũng đã nghiên cứu rất kỹ về phương pháp luận và ứng dụng tinh hoa của nhiều mô hình quản trị trên thế giới để xây dựng nên những sản phẩm hiện tại.

Chuyển đổi số nên được nhìn nhận dưới góc độ đầu tư thay vì coi đó là một khoản chi phí

* Có nghĩa là việc chọn sai công cụ sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình chuyển đổi số, vậy thực tế các doanh nghiệp thường mắc những sai lầm nào khi lựa chọn công cụ, thưa anh?

Thị trường phần mềm hiện nay rất đa dạng, nhìn bề ngoài thì chúng đều có các tính năng tương tự nhau, điều này khiến chúng ta dễ sa vào cái bẫy: chọn công cụ nào cũng được miễn là tối ưu chi phí. Nhưng thực chất cái giá phải trả cho việc chọn một công cụ sai còn đắt hơn gấp nhiều lần so với số tiền chúng ta tiết kiệm được.

Sai lầm thứ hai đó là chúng ta chọn những phần mềm không thuận tiện cho người dùng cuối, mà chỉ phục vụ cho nhu cầu quản lý của cấp lãnh đạo. Đối với những phần mềm này, nhân viên phải nhập liệu rất nhiều để cho ra được báo cáo, nó không giúp nhân viên cộng tác hiệu quả hơn, làm việc tối ưu hơn mà còn làm phát sinh thêm việc cho họ. Chuyển đổi số lúc này chắc chắn sẽ khó khăn, bởi nhân viên họ không muốn sử dụng.

Thứ 3 là nhiều doanh nghiệp muốn sản phẩm phải tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của họ chứ không muốn cải biến quy trình. Tôi nghĩ chúng ta cần phải làm song song, bởi chưa chắc những quy trình hiện tại đã tối ưu, hoặc trước nay chúng ta mới đang làm theo cảm tính, thậm chí nhiều doanh nghiệp còn chưa xây dựng được quy trình, nhưng vẫn đòi hỏi phần mềm phải khớp với nhu cầu sử dụng một cách hoàn hảo.

* Vậy tại sao có những doanh nghiệp chọn đúng công cụ nhưng chuyển đổi số chưa thành công, anh lý giải điều này như thế nào?

Khi nhắc đến chuyển đổi số dường như mọi người đang quá quan tâm đến phần "số" mà không đặt trọng tâm vào sự "chuyển đổi". Thực ra, công nghệ hay công cụ chỉ là thành tố trong cả một tiến trình, nó giúp cho quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh hơn, hiệu quả hơn và tối ưu hơn. Tuy nhiên, điều mà chúng ta cần tập trung chính là làm sao để thay đổi tư duy và thói quen làm việc của tổ chức, từ phương thức thủ công nặng về mặt giấy tờ chuyển sang môi trường số, từ vận hành rời rạc chuyển sang một nền tảng được hệ thống hóa trên phần mềm, từ việc mọi thứ chưa được rõ ràng thì nay được minh bạch hóa nhờ dữ liệu.

Để làm được điều đó thì đội ngũ lãnh đạo phải là người tiên phong và quyết liệt trong câu chuyện triển khai, không phải chỉ đứng ngoài hoặc ủy thác cho một ai đó khác.

* Nhiều doanh nghiệp đã sẵn sàng về mặt tư duy nhưng còn e ngại chuyển đổi số vì vấn đề chi phí. Quan điểm của anh như thế nào về chi phí doanh nghiệp bỏ ra để chuyển đổi số?

Chuyển đổi số nên được nhìn nhận dưới góc độ đầu tư thay vì coi đó là một khoản chi phí, nó phải được tính dựa trên hiệu suất lợi nhuận do đầu tư mang lại, chứ không phải câu chuyện đắt rẻ dựa trên chi phí bỏ ra. Nếu chúng ta sử dụng công nghệ mà tăng được năng suất, tối ưu được thời gian, thúc đẩy doanh thu và giúp cho doanh nghiệp tăng trưởng, thì đáng để chúng ta đầu tư một khoản tương xứng.

Thậm chí có những lợi ích rất khó để lượng hóa, nó không tạo ra sự thay đổi ngay lập tức, nhưng nó sẽ có giá trị về mặt lâu dài. Xây dựng môi trường làm việc minh bạch là một ví dụ, nó sẽ tạo cơ hội cho mỗi cá nhân được phát triển công bằng, làm đúng hưởng đúng, từ đó thúc đẩy cả tổ chức đi lên. Chưa kể công nghệ còn giúp chúng ta ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu, tăng tốc độ xử lý thông tin và cắt giảm những chi phí ngầm không đáng có.

* Vậy theo anh, doanh nghiệp nên triển khai công nghệ một cách cuốn chiếu hay triển khai đồng bộ cả hệ thống?

Điều này phụ thuộc vào nhu cầu, tình trạng thực tế và khả năng của doanh nghiệp, nhưng chúng ta cần cân nhắc đến yếu tố rủi ro khi lựa chọn phương án triển khai vì cái giá phải trả cho việc thất bại là rất lớn. Thành thực mà nói, việc triển khai đồng bộ cả hệ thống tỷ lệ thất bại rất cao vì gần như chúng ta phải tái cấu trúc, tái cơ cấu lại hoàn toàn.

Chúng ta nên tiếp cận dưới góc nhìn tổng thể, đặt trong một kiến trúc tổng thể của doanh nghiệp nhưng đi giải quyết từng bài toán nhỏ, sau đó lắp ghép lại thành một bức tranh lớn. Có thể áp dụng tư duy Agile để triển khai thay vì chọn một hệ thống cồng kềnh, phức tạp

Lúc này những sản phẩm được thiết kế trên cùng một nền tảng như Base.vn sẽ giúp đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thiết kế theo cách mà mình muốn, việc kết nối dữ liệu giữa các ứng dụng cũng trở nên dễ dàng, đây cũng chính là thế mạnh trong các sản phẩm mà chúng tôi đang sáng tạo.

* Quá trình triển khai chuyển đổi số từ giai đoạn bắt đầu đến lúc nhân sự làm việc thành thạo cùng công nghệ sẽ mất khoảng bao lâu?

Thực chất không có công thức nào để đo lường chính xác thời gian bởi nó phụ thuộc vào quá nhiều biến số, ví như doanh nghiệp đó đang ở giai đoạn nào, tình trạng ra sao, bài toán họ gặp phải là gì, họ muốn chuyển đổi ở mức độ nào, quy mô lớn hay nhỏ, mức độ nhạy bén với công nghệ của nhân sự ra sao? Tất cả khía cạnh này ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch chuyển đổi số, nhưng tôi khẳng định quá trình này sẽ cần khá nhiều thời gian có thể tính bằng tháng thậm chí bằng năm.

Tuy nhiên, điểm chiến thắng đầu tiên, hoặc những tín hiệu quả quan thì hãy cho mọi người thấy càng sớm càng tốt. Điều này rất quan trọng vì nó là động lực cũng là bước đệm vững chắc để chúng ta thực hiện quá trình chuyển đổi sau này.

* Trong quá trình triển khai công nghệ, có một bộ phận nhân viên sẽ phản đối hoặc tỏ ra không ủng hộ, theo anh nguyên nhân vì sao và lúc đó doanh nghiệp nên làm thế nào? Liệu do họ ngại thay đổi hay còn lý do gì ẩn khuất?

Nhân viên phản đối có nghĩa rằng tư tưởng của lãnh đạo và tư tưởng của nhân viên đang không đồng nhất. Thực ra nó là biểu hiện của bất kỳ cuộc chuyển đổi nào chứ không riêng gì chuyển đổi số. Bình thường chúng ta thay đổi quy định chính sách…cũng gặp phải sự phản đối. Lúc này việc cần làm là giải thích cho nhân viên: Tại sao lại chuyển đổi, tầm quan trọng của chuyển, đổi tính cấp thiết của chuyển đổi, nếu chúng ta không chuyển đổi thì sao, giải thích rõ và đủ kiên nhẫn thì nhân viên sẽ hiểu, chứ áp đặt thì không được.

Thứ hai. trong quá trình chuyển đổi, điểm xuất phát của mỗi nhân sự là khác nhau, nhân sự trẻ chắc chắn thích ứng công nghệ nhanh hơn, lớn tuổi hơn chút thì sẽ thích ứng chậm hơn. Chúng ta phải xem người dùng họ đang gặp khó khăn gì. Có phải họ chống đối sự thay đổi, hay là do họ đang gặp khó khăn với sự thay đổi đó. Mình cần tìm được đúng nguyên nhân để có biện pháp khắc phục.

Thứ ba có những góc khuất mà khi chuyển đổi số thì mọi thứ trở nên sáng rõ minh bạch, và nhiều người không thích chuyện đó vì trước nay họ được hưởng lợi từ sự không minh bạch, lúc này chúng ta phải quyết liệt thôi. Chuyển đổi số cũng là cơ hội để làm trong sạch bộ máy, và nếu ai đó không chịu thay đổi thì tự họ sẽ bị đào thải khỏi môi trường, hoặc họ cũng sẽ tự rời đi.